GFT übernimmt Anwendungen, sorgt für mehr Effizienz und setzt Ressourcen frei
Effizienzsteigerung
Spart 5.000 bis 6.000 Arbeitsstunden im Jahr
IT-Optimierung
Zwei neue Anwendungen für verbesserte Prozesse
Technologieausbau
Erweiterung der Fähigkeiten des Unternehmens
„Wo hakte es? Das fanden wir in gründlichen Analysen heraus. Das Ergebnis war eine Optimierung der Systeme sowie eine höhere Effizienz bei den Prozessen des Kunden.“
Die Herausforderung
Eine große amerikanische Private-Equity-Gesellschaft beauftragte GFT zunächst mit einem Update ihrer Backoffice-Systeme für die Finanzberichterstattung. Bislang erfolgte die vierteljährliche Kontenabstimmung über Tabellenkalkulationen, die sich auf Shared-Servern befanden und manuell in das Hauptbuch der Gesellschaft übertragen wurden. Für die Berichtsgenerierung kamen Dokumentenvorlagen zum Einsatz. Darin wurden per Hand Daten aus unterschiedlichsten Quellen eingetragen und Berechnungen ausgeführt. Bei diesem hochgradig manuellen Verfahren mussten gelegentlich auch Dokumente parallel nebeneinander geöffnet werden, um die Daten kopieren und richtig anordnen zu können.
Um diese Prozesse zu verbessern, ließ die Investmentfirma bei GFT zwei spezifische Anwendungen entwickeln. Ziel war es, die Automatisierung zu steigern und überflüssige manuelle Schritte zu eliminieren. Es hatte sich für die IT als schwierig herausgestellt, diese Anwendungen intern zu entwickeln.
Im Anschluss an die Bereitstellung der Anwendungen wurden zwei Teammitglieder durch GFT für den Support geschult. Angesichts des erfolgreichen Beginns dieser Geschäftsbeziehung beschloss das Unternehmen, GFT weitere Technologie-Upgrades zu übertragen, nämlich die Weiterentwicklung zweier bestehender Anwendungen für die Optionszuteilung durch die Fonds der Firma und für die Kontenabstimmung, wobei jeweils der Funktionsumfang erweitert und die Zuverlässigkeit verbessert werden sollten.
Das Projekt
Die von GFT entwickelte Anwendung zum Datenabgleich nutzt Microsoft Azure-Infrastruktur und ordnet Konten direkt Einträgen im Hauptbuch zu. Dabei kommt ein Frontend zum Einsatz, das umfassende Einblicke ermöglicht. So sehen die Anwender, wie die Dokumente verknüpft sind, aus welchen Quellen die Datenpunkte stammen und welche Daten bereits überprüft und bestätigt sind. Aus der Reporting-Anwendung, die für die vierteljährlichen Finanzberichte der einzelnen Fonds dient, wird die Vorlage vorbefüllt. Der Berichtsersteller kann Daten per Drag & Drop beliebig anordnen und automatische Berechnungen ausführen lassen.
Das Unternehmen hatte selbst ein cloudbasiertes Entwicklungs- und Business-Tool angeschafft, jedoch noch nicht vollständig implementiert. Im Zuge des Supports für die beiden neuen Anwendungen und weitere übernommene Systeme gelang es dem GFT Team, dieses bereits erworbene Softwarepaket so anzupassen, dass es Teil eines neuen flexiblen und effizienten IT-Workflows wurde.
Nachdem sich die Support-Beziehung verfestigt hatte, übertrug die Gesellschaft zwei weitere Anwendungen an GFT, nämlich ein System, das einmal im Jahr zur Berechnung der Mitarbeiterprämien verwendet wurde, und ein weiteres, das von einem früheren Berater stammte, aber die Anforderungen nicht vollständig erfüllt hatte.
Der Vorteil
Durch die Implementierung der beiden Finanzanwendungen wurden Routineaufgaben automatisiert und Mitarbeiter von unwichtigen Tätigkeiten entlastet. Nach Einschätzung der Firma sorgt die neue Buchhaltungs- und Reporting-Software für eine Zeitersparnis im Umfang von 5.000 bis 6.000 Arbeitsstunden im Jahr. Zudem erfolgt die Berichterstattung der Firma schneller und mit weniger Fehlern.
Während sich die Partnerschaft vertiefte, übernahm GFT auch die Verantwortung für weitere Anwendungen und den Software-Support, sodass die interne IT-Abteilung mehr Zeit für ihre Hauptaufgaben hatte, wie zum Beispiel die Festlegung von Anforderungen anhand ihrer umfangreichen betrieblichen Fachkompetenz. Zugleich half GFT der Firma, ihre vorhandene Software optimal zu nutzen, indem die bereits bestehenden Systeme angepasst und als Grundlage verwendet wurden, statt dem Kunden unnötige neue Lösungen zu verkaufen.
Die personellen und technischen Ressourcen, die GFT für die Anwendungsentwicklung und -unterstützung aufgewendet hat, waren kosteneffektiv und haben dem Unternehmen einen technologischen Sprung ermöglicht. Dieser war nicht nur aufgrund des betrieblichen Wachstums dringend erforderlich, sondern auch, weil der Geschäftsbetrieb – wie bei allen Investmentunternehmen – immer stärker auf Daten beruht.
Das von GFT bereitgestellte Team wuchs schneller als das interne IT-Team des Kunden. Dank der globalen Präsenz von GFT ist sichergestellt, dass stets die richtige Person mit der richtigen Expertise an einem Projekt arbeitet.
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