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La asunción de aplicaciones por parte de GFT libera recursos y multiplica la eficiencia
Aumento de la eficiencia
El nuevo software permite a la empresa ahorrar entre 5.000 y 6.000 horas de trabajo al año
Optimización TI
Dos nuevas aplicaciones contribuyen a optimizar los procesos
Expansión tecnológica
La compañía amplía sus capacidades
“Realizamos un análisis en profundidad para determinar lo que la empresa necesitaba realmente y les ayudamos a reforzar sus sistemas y a mejorar la eficiencia de sus procesos.”
El reto
Una importante empresa de capital riesgo con sede en los Estados Unidos contrató a GFT para que la ayudara a actualizar los sistemas de generación de informes financieros de su back office. El proceso existente para la conciliación de cuentas trimestrales se basaba en hojas de cálculo alojadas en servidores compartidos y una serie de pasos manuales para trasladarlas al libro mayor de la empresa. El proceso de generación de informes utilizaba plantillas de documentos en las que los contables introducían datos procedentes de un gran número de fuentes y realizaban cálculos a mano. Este proceso, extremadamente manual, implicaba a veces abrir los documentos en paralelo para ir copiando y reorganizando los datos.
La empresa de inversión encargó a GFT el desarrollo de dos nuevas aplicaciones para mejorar estos procesos. El objetivo era impulsar la automatización eliminando aquellos pasos manuales que obligaban a los empleados a perder mucho tiempo. Ante la dificultad de la empresa de ampliar su equipo de TI para desarrollar las aplicaciones,
esta tarea se encargó a GFT. Una vez entregadas, GFT destinó miembros clave de su equipo al establecimiento del soporte técnico necesario. Basándose en el éxito inicial de esta colaboración, la empresa de inversión pidió a GFT que la ayudara a actualizar otros sistemas importantes, concretamente las aplicaciones utilizadas para la distribución de warrants de sus fondos y para la conciliación bancaria. La compañía se había dado cuenta de que estas aplicaciones necesitaban funciones adicionales y una mayor fiabilidad.
El compromiso
La aplicación de conciliación desarrollada por GFT sobre la base de la infraestructura Microsoft Azure conecta las cuentas directamente con el libro mayor a través de un front-end que ofrece total transparencia. Esta interfaz permite ahora a los usuarios ver cómo están enlazados los documentos, de dónde proceden los puntos de datos y qué se ha revisado y verificado. La aplicación de informes, utilizada para generar los informes financieros trimestrales de cada uno de los fondos de la empresa, precumplimenta ahora automáticamente la plantilla. El autor del informe puede arrastrar y soltar los datos y la información para organizarla según considere, pero los cálculos son automáticos.
Por otra parte, el equipo de TI interno de la empresa había adquirido una herramienta operativa y de desarrollo basada en cloud, pero no la había implementado por completo. Mientras GFT establecía el servicio de soporte encargado de atender todas las cuestiones técnicas relacionadas con las dos nuevas aplicaciones suministradas y el resto de sistemas que se iban implementando, también fue capaz de adaptar este paquete de software previamente adquirido por la empresa y crear un flujo de trabajo más ágil y eficiente.
Más adelante, la empresa encargó a GFT que se hiciera cargo de dos aplicaciones más, entre ellas un sistema utilizado una vez al año para calcular las primas de los empleados y una aplicación suministrada por una empresa de consultoría anterior que no había acabado de satisfacer plenamente los requisitos de la empresa.
El beneficio
La implementación de las dos aplicaciones financieras automatizó las tareas repetitivas y liberó a los empleados para que pudieran dedicarse a actividades de mayor valor añadido. La empresa calcula que el nuevo software de contabilidad y reporting le permite ahorrar entre 5.000 y 6.000 horas de trabajo al año. Además, ahora los informes se pueden publicar más rápido y con menos errores.
A medida que la colaboración se fue intensificando, GFT se hizo cargo de más aplicaciones y también del flujo de procesos de soporte, permitiendo de esta manera al equipo interno de TI dedicarse a sus tareas clave, por ejemplo, definir los requisitos en base a su profundo conocimiento funcional del negocio. Entretanto, GFT ha ayudado a la empresa a sacar el máximo partido de las soluciones de software que ya poseía, arreglando, adaptando y aprovechando los sistemas ya existentes en lugar de imponer al cliente nuevas soluciones innecesarias.
El personal y las capacidades que GFT ha aportado para el desarrollo y la mejora de aplicaciones y para el soporte técnico asociado han garantizado la rentabilidad de la inversión y han permitido a la empresa escalar sus sistemas. Algo muy importante no solo porque la empresa está creciendo, sino porque, como todas las compañías de inversión, tiene que afrontar unas necesidades crecientes de datos en todos sus ámbitos de actividad.
El equipo de GFT dedicado a este cliente ha crecido más rápido que el equipo de IT interno de la empresa. Gracias a la presencia mundial de GFT, la empresa ha podido contar con la persona y con la experiencia y los conocimientos más adecuados para cada proyecto.
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